Tietosuojaseloste

 

​Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, ”Tietosuoja-asetus”) ja soveltuvaan kansalliseen lainsäädäntöön. Versio 1.0, 12. huhtikuuta 2018.

Tietosuojaselostetta voidaan ajoittain päivittää mm. teknisistä syistä, VTT:n palveluntuottajan vaihdoksesta sekä lainsäädännön tai tulkintakäytäntöjen muutoksista johtuen.

1. Rekisterin nimi

VTT:n Markkinointirekisteri

2. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:
Nimi: Teknologian Tutkimuskeskus VTT Oy (”VTT”), Y-tunnus: 2647375-4
Osoite: Vuorimiehentie 3, 02150 Espoo

Tietosuojavastaava:
Nimi: Seppo Viinikainen
Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Koivurannantie 1, 40400 Jyväskylä
Sähköposti: Seppo.Viinikainen@vtt.fi

VTT:n rekisteriä koskevan yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Jenni Kuva-Belfrage
Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Kivimiehentie 3, 02150 Espoo
Sähköposti: marketingregister@vtt.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Yhteystiedot, mm.:
    • etunimi, sukunimi,
    • nimike, organisaatio,
    • sähköpostiosoite,
    • puhelin,
    • osoite, kaupunki.

  • Muut perustiedot, mm.:
    • kielivalinta,
    • mahdollinen VTT:n kontakti,
    • yhteys VTT:en,
    • tiedon lähde,
    • rekisteröidyn kiinnostuksen kohteet ja sisältövalinnat.

  • Aktiviteettiloki henkilön toimista VTT:n viestintäkanavissa (mm. VTT domain(ei):ssa sekä uutiskirjeissä) mm.:
    • aktiviteettityyppi,
    • aktiviteetin yksityiskohdat (kuten URL, toiminnon nimi),
    • aktiviteetin päivämäärä ja aika,
    • tekniset tiedot (kuten IP osoite, maantieteellinen sijainti (kaupungin tasolla), selaintyyppi).    

  • Suostumustieto, jos suostumus on käsittelyssä relevantti sekä suostumuksen keräämiseen tai kirjaamiseen liittyvät tiedot, sekä mahdollinen tieto käsittelyn vastustamisesta.

Henkilöt ovat luonnollisia henkilöitä, jotka edustavat VTT:n nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita sekä muita VTT:n intressiryhmiä, sekä VTT:n julkaisujen tilaajia.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Henkilön tunnistaminen ja yhteydenpito erityisesti käsittelyä koskevien suostumusten ja käsittelyn vastustamisen hallinnoimiseksi
  2. Markkinointi- ja viestintätoimet, mukaan lukien suoramarkkinointi, mm.
    • Tiedote-, lehti- ja julkaisuviestintä
    • Uutiskirjeviestintä
    • Webinaari-osallistuminen, -järjestäminen sekä -viestintä
    • Webinaari-kutsut
    • Tapahtumakutsut
    • Muut VTT:n myynti-, markkinointi- ja mainontatoiminta
    • Liiketoiminnan kehitys, muu sisäinen kehitys ja raportointi
  3. Profilointi (ks. kohta 8)

Henkilötietojen käsittely perustuu 1) rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, 2) sopimussuhteeseen ja/tai 3) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. 4) Henkilötietojen käsittelyyn voidaan pyytää myös suostumus, joka muodostaa tällöin soveltuvilta osin yhden käsittelyn oikeusperusteen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa aiheellista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystiedot ja muut perustiedot saadaan henkilöltä itseltään tai tietoja voi täyttää myös VTT:n henkilöstö julkisten tietolähteiden tai VTT:n muiden henkilötietorekisterien ja CRM-järjestelmän tietojen avulla. Joitakin tietoja siirretään automaattisesti VTT:n tapahtumien hallinnan henkilötietorekisteristä.

Aktiviteettilokia kerätään automaattisesti henkilön toimiessa VTT:n viestintäkanavissa.

Suostumustieto voidaan kirjata henkilöille, joita pyydetään antamaan suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilö voi muuttaa tietojaan (i) tilaussivustolla ja/tai (ii) perua suostumuksensa kohdassa 11 kerrotuin tavoin.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

VTT voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille silloin, kun luovuttaminen on tarpeen (i) VTT:n markkinointirekisteriin liittyvien markkinointi- ja/tai teknisten palvelujen tuottamiseksi tai muihin vastaaviin käsittelytarkoituksiin ja/tai (ii) VTT:n muille yhteistyökumppaneille, joiden kanssa tehdään yhteistyötä myös markkinoinnissa ja viestinnässä. Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan Tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja EEA:n ulkopuolelle mikäli tämä on tarpeen henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä teknisestä syystä. Tällainen siirto toteutetaan Tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Jos saatavilla ei ole komission päätöstä alueen tietosuojan riittävyydestä, VTT voi käyttää esim. komission vakiosopimuslausekkeita takaamaan siirron turvallisuuden. Jos komission päätös tietosuojan riittävyydestä on olemassa, VTT voi myös turvata päätökseen.

8. Automaattisen päätöksenteon, erityisesti profiloinnin olemassaolo

Henkilötietoja voidaan käsitellä markkinoinnin, viestinnän ja myynnin kohdentamiseen henkilön mielenkiinnon kohteiden ja preferenssien mukaisesti. Profiloinnissa hyödynnetään erityisesti aktiviteettilokin tietoja. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi päätöksentekoa, jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä. Ks. lisätietoja VTT:n Evästekäytännöistä.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen vuoksi, mutta ei pääsääntöisesti pidempään kuin kymmenen (10) vuotta viimeisimmästä VTT:n aktiviteetista, jossa henkilö on ollut suoraan tai epäsuorasti mukana. Tämän jälkeen, tai henkilön peruessa suostumuksensa aikaisemmin, henkilötieto joko anonymisoidaan tai poistetaan, ellei muuta käsittelyn oikeusperustetta tämän jälkeen ole.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet   

Henkilötiedot tallennetaan teknisesti turvalliseen paikkaan. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. Lisäksi pääsy tietoon rajataan mm. palomuurien ja teknisin turvakeinoin. VTT:llä ainoastaan nimetyt henkilöt saavat käsitellä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja. Henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon. 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöillä on henkilötietojensa osalta seuraavat oikeudet, jotka henkilö voi toteuttaa olemalla kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse VTT:hen yhteydessä alla kuvatuin tavoin. Oikeuksia voidaan rajoittaa Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumuksensa   

Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla VTT:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: marketingregister@vtt.fi. Henkilö voi muuttaa tilaustietojaan lisäksi tilaussivustolla.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä Tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.   

Oikeus tietojen poistamiseen, ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”   

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen   

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen   

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus vastustaa

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, henkilöllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä tällaiseen tarkoitukseen. Tämä voi olla relevanttia seuraavissa tilanteissa:

Suoramarkkinointi: Henkilö voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin olemalla kirjallisesti yhteydessä VTT:n, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: marketingregister@vtt.fi

Profilointi: Jos henkilö ei halua tulla profiloiduksi, lisätietoja on saatavilla VTT:n Evästekäytännössä. Lisäksi henkilön on hyvä olla kirjallisesti yhteydessä VTT:n, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: marketingregister@vtt.fi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on Tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.
 

 

 

 

 

Ota yhteyttä
Asiakaspalvelu
Sähköpostiinfo@vtt.fi
Puhelin020 722 7070
Avoinna arkisin klo 9.00 - 11.00 ja 12.00 - 15.00