Lähetä linkki
Organisaatiot eivät huomioi sosiaalisen median riskejä
17.01.2012
Sosiaalisen median riskien käsittely puuttuu lähes täysin monien organisaatioiden ohjeistuksista. Tämä käy ilmi VTT:n tuoreesta katsauksesta, jossa selvitettiin sosiaalisen median ohjeistusta erityisesti turvallisuuteen ja työhyvinvointiin liittyvissä organisaatioissa. Sosiaalisen median mahdollisuudet sen sijaan tunnetaan ja halutaan hyödyntää.
VTT:n tekemä tutkimus rajattiin organisaatioiden netissä julkaisemiin suomen-
ja englanninkielisiin sosiaalisen median ohjeisiin. Yhteensä näitä löytyi 182.
Eri
organisaatioiden ohjeet sosiaalisen median käyttöön vaihtelevat tutkimuksen
mukaan suuresti. Yhteisenä tekijänä niissä on kuitenkin, että kaikissa on
puutteita riskien käsittelyssä. – Riskien hallintaa koskeva ohje on
yleensä vain ohje olla käsittelemättä salaista, luottamuksellista, asiakkaita
koskevaa tai organisaation sisäisiä asioita käsittelevää tietoa, sanoo VTT:n
tutkija Jouko Heikkilä.
Riskienhallinnan keskeisin
tekijä on ymmärtää sosiaalisen median välineiden ja palveluiden toimintatapoja
ja edetä suhteellisen varovasti, ainakin niin kauan, kun toimintaympäristö on
vielä outo.
Tutkimuksen mukaan sosiaalisen median käyttö
työajalla rajataan organisaatioissa lähes poikkeuksetta työasioihin.
Ohjeistuksissa käsitellään sosiaalisen median työkäyttöä, mutta myös sitä,
miten tuoda esille organisaationsa silloin, kun esiintyy yksityishenkilönä.
VTT:n
tutkijoiden mielestä katsaus kuitenkin näyttää, että organisaatiotasolla
ollaan kiinnostuneita sosiaalisesta mediasta.
– Vahvuutena
voidaan sinänsä pitää sitä, että nämä ohjeet on laadittu, ne ovat julkisia ja
siten alttiita palautteelle ja kehittämiselle sekä myös sitä, että niissä
suhtaudutaan myönteisesti sosiaalisen median käyttöön, sanoo Heikkilä.
Heikkilän
mukaan organisaatioiden ei tule vähätellä sosiaalisen median roolia, sillä se
tulee koskettamaan niitä joka tapauksessa heidän henkilöstönsä toimiessa
sosiaalisessa mediassa yhä enenevissä määrin. Organisaatioiden,
jotka haluavat omassa toiminnassaan hyödyntää sosiaalista mediaa, on syytä
edetä suunnitelmallisesti. Ohjeistuksen laatiminen on osa tätä
suunnitelmallista etenemistä.
Ainakin seuraavia asioita
tulisi miettiä ohjeiden laatimisessa:
• Mitä ei tule
kommentoida tai kirjoittaa sosiaalisessa mediassa
• Mitä voi
kirjoittaa sosiaalisessa mediassa
• Missä roolissa toimin
sosiaalisessa mediassa
• Ohjeet yrityksen nimen, brändin tai kuvan
käytöstä
• Kannustus tutustumaan sosiaaliseen mediaan
Heikkilä
muistuttaa kuitenkin, että kunkin organisaation on muokattava ohjeistuksensa
oman tilanteensa ja tavoitteidensa mukaiseksi. Ohjeistuksellaan organisaatiot
voivat osaltaan vaikuttaa myös yleiseen toimintakulttuuriin sosiaalisessa
mediassa.
Julkaisu:
Sosiaalisen median
käytön ohjeistus verkossa: Katsaus
internetissä julkaistuihin turvallisuus- tai työhyvinvointialan ohjeisiin
Hämäläinen, Päivi; & Heikkilä, Jouko
2011.
VTT, Espoo. 24 s. + liitt. 19 s.
VTT Working Papers : 186