Sign In

Tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste

 

​Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, ”Tietosuoja-asetus”) ja soveltuvaan kansalliseen lainsäädäntöön. Versio 1.0, 20 kesäkuuta 2018.

Tietosuojaselostetta voidaan ajoittain päivittää mm. teknisistä syistä, VTT:n palveluntuottajan vaihdoksesta sekä lainsäädännön tai tulkintakäytäntöjen muutoksista johtuen.

1. Rekisterin nimi

VTT:n Tapahtumahallintarekisteri

2. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:
Nimi: Teknologian Tutkimuskeskus VTT Oy (”VTT”), Y-tunnus: 2647375-4
Osoite: Vuorimiehentie 3, 02150 Espoo

Tietosuojavastaava:
Nimi: Seppo Viinikainen
Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Koivurannantie 1, 40400 Jyväskylä
Sähköposti: tietosuoja@vtt.fi (tietosuojavastaava, tietoturvapäällikkö ja lakimies)
tai Seppo.Viinikainen@vtt.fi (tietosuojavastaava)

VTT:n rekisteriä koskevan yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Paula Kauppinen
Osoite: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Vuorimiehentie 3, 02150 Espoo
Sähköposti: Paula.Kauppinen@vtt.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat yhteystiedot (kuten etunimi, sukunimi, nimike, organisaatio, sähköposti sekä muut yhteystiedot) sekä tapahtumaan liittyvät tarpeelliset tiedot (kuten puhelinnumero, katuosoite, syntymäaika, tieto allergioista sekä erityisruokavalioista, muut tapahtumaan liittyvät relevantit tiedot). Lisäksi voidaan käsitellä henkilön suostumukseen liittyvää tietoa sekä tietoja liittyen mahdolliseen henkilötietojen käsittelyä koskevaan vastustamiseen.

Käsiteltävät henkilöt ovat luonnollisia henkilöitä, jotka edustavat VTT:n potentiaalisia tai nykyisiä asiakkaita, kumppaneita, yhteistyötahoja, julkaisujen tilaajia, VTT:n työntekijöitä, palveluntuottajia tai muita vastaavia intressiryhmiä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään tapahtumien järjestämiseen ja hallinnointiin, sisäiseen kehittämiseen, raportointiin, palautteiden keräämiseen liittyen sekä markkinointiin ja erilaiseen tapahtumiin liittyvään yhteydenpitoon henkilön kanssa ja tapahtumakutsuihin.

Tapahtumahallinnan osalta henkilötietojen käsittely perustuu henkilön sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä soveltuvin osin suostumukseen. Markkinoinnin osalta henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa perusteltua markkinointia ja liiketoimintaa.

Jos henkilö ei toimita välttämättömiä tietoja, joita edellytetään tapahtumaan rekisteröitymiseksi, VTT ei voi hyväksyä rekisteröitymistä ja sitoutua henkilön ja VTT:n väliseen tapahtumaan osallistumista koskevaan sopimukseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään. Lisäksi voidaan hyödyntää VTT:n markkinointirekisterin tietoja sekä VTT:n asiakas- ja laskutustietoja, mukaan lukien CRM-järjestelmää.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

VTT voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille silloin, kun luovuttaminen on tarpeen VTT:n markkinointirekisteriin liittyvien markkinointi- ja/tai teknisten palvelujen tuottamiseksi tai muihin käsittelytarkoituksiin. Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan Tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Nykyisten teknisten ratkaisujen mukaisesti henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai EEA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja kuitenkin voidaan luovuttaa EU:n tai EEA:n ulkopuolelle, jos tämä on tarpeen henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä teknisestä syystä. Tällainen siirto toteutetaan Tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

8. Automaattisen päätöksenteon, erityisesti profiloinnin olemassaolo

Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen johonkin käsittelytarkoitukseen. Pääsääntöisesti tapahtumahallinnan henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kahden (2) kuukauden kuluttua viimeisimmästä tapahtumasta, johon henkilö on kutsuttu tai osallistunut, ellei muuta käsittelyn oikeusperustetta tämän jälkeen ole. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot tallennetaan teknisesti turvalliseen paikkaan. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. Lisäksi pääsy tietoon rajataan mm. palomuurien ja teknisin turvakeinoin. VTT:llä ainoastaan nimetyt henkilöt saavat käsitellä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja. Henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöillä on henkilötietojensa osalta seuraavat oikeudet, jotka henkilö voi toteuttaa olemalla kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse VTT:hen yhteydessä alla kuvatuin tavoin. Oikeuksia voidaan rajoittaa Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumuksensa

Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla VTT:lle kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä Tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen, ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus vastustaa

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, henkilöllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä tällaiseen tarkoitukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on Tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.

Henkilö voi toteuttaa tässä mainitut oikeutensa olemalla kirjallisesti yhteydessä VTT:hen kohdassa 2 esitettyjä yhteystietoja käyttäen. 

Ota yhteyttä
Asiakaspalvelu
Sähköpostiinfo@vtt.fi
Puhelin020 722 7070
Avoinna arkisin klo 9.00 - 11.00 ja 12.00 - 15.00